Elinvoimalautakunta
Pöytäkirja 19.09.2023/Pykälä 39

Evl 08.08.2023 § 32 

Ensimmäinen Kokemäki-päivä järjestettiin Kokemäellä 10.6.2023. Päivä käynnistyi kello 12.00 ja tapahtumia oli ympäri keskusta-aluetta useilla eri pisteillä kaiken ikäisille ja kokoisille. Illan pääesiintyjänä toimi Ernest Lawson Show & Suvi Teräsniska. Päivän aikana Siltakatu 4:ssä oli tarjolla Satakuntalainen pitopöytä -ruokailu. Pitopöytä -ruokailun paikat oli loppuunmyyty.

Koko tapahtumasta järjestetyn palautekyselyn tuloksena tapahtuma sai arvosanakseen 3,2 asteikolla 1-5. Iltatapahtuman ja myyntipaikkojen hintoja pidettiin palautteen mukaan liian korkeina, huomioiden että lähialueella oli tarjolla vastaavan kaltainen tapahtuma ilman pääsymaksua. Myös myyntipisteiden määrää koettiin vähäiseksi. Palautekyselyyn vastasi yhteensä 63 henkilöä, joista 97% toivoi tapahtumalle jatkoa.

Tapahtuman tuotti Frei Productions Oy Kokemäen kaupungin toimeksiannosta. Tuottaja ei nähnyt tapahtuman järjestämisessä ongelmia niin turvallisuuden kuin ympäristöhuollon osalta. Myös av-tekniikka ja lavarakenteet olivat tuottajan mukaan kapasiteetiltaan riittävät ja helposti koottavissa/purettavissa.

Lisätietoja antaa Hallintojohtaja Katja Törrönen, puh. 040 488 6101

Esittelijä Hallintojohtaja Katja Törrönen

Päätösehdotus Elinvoimalautakunta käy läpi Kokemäki-päivä 2023 loppuraportin palautteineen sekä keskustelee vuoden 2024 Kokemäki-päivän järjestämisestä.

Päätös Lautakunta kävi läpi Kokemäki-päivä 2023 loppuraportin sekä palautteet. Lisäksi lautakunta päätti keskustelun jälkeen, että Kokemäki-päivä 2024 tullaan järjestämään.  

Evl 19.09.2023 § 39  

123/00.04.02/2023  

Kaupungin viranhaltijat ja toimihenkilöt ovat käyneet keskustelua Kokemäki-päivä 2024 järjestämisestä eri sidosryhmien kanssa ja palaveeranneet asiasta sisäisesti. Kaupunki  ei pysty pelkästään omalla työpanoksellaan ja osaamisellaan kyseistä tapahtumaa järjestämään, jonka vuoksi tulisi harkita ulkopuolista järjestäjätahoa. Kokemäki-päivä 2023 viestintä ja markkinointi hoidettiin lähes kokonaisuudessaan kaupungin oman henkilöstön työpanoksena. Rajallisten resurssien vuoksi tulevan Kokemäki-päivän viestintä ja markkinointi tulisi suurimmaksi osaksi kuulua ulkopuolisen järjestäjän vastuualueeseen aiempien vastuualuiden lisäksi.

Kokemäki-päivä 2023 tuottajista pyydettiin tarjouksia käänteisen kilpailutuksen mallilla sisällöllisten raamien puitteissa niin, että tapahtuman budjetti oli yhteensä 15 000 euroa. Tarjouksen yhteydessä pyydettiin tarjoajilta lyhyt ammatillinen kuvaus tapahtumatuottajasta sekä mahdolliset tapahtumatuotannon referenssit, vapaamuotoinen laadullinen ja sisällöllinen kuvaus järjestettävästä tapahtumapäivästä sisältäen budjetääriset arviot sekä vapaamuotoinen kuvaus esitetyn tapahtumatuotannon prosessista.

Vuoden 2024 Kokemäki-päivän tapahtumabudjettia päätettäessä, tulee huomioida ettei vuoden 2023 tapahtuman budjetti sisältänyt juurikaan viestinnän ja markkinoinnin kuluja.

Jotta pystyttäisiin huomioimaan maakunnassa tapahtuvat muut kilpailevat tapahtumat ja sovittaa Kokemäki-päivä 2024 ajankohdallisesti hyvään kohtaan, tulisi mahdollisia tuottajatahoja kartoittaa nopealla aikataululla.

Lisätietoja antaa Hallintojohtaja Katja Törrönen, puh. 040 488 6101

Esittelijä Hallintojohtaja Katja Törrönen

Päätösehdotus Lautakunta päättää vahvistaa Kokemäki-päivä 2024 tapahtuman pidettäväksi 8.6.2024 ja asettaa tapahtumalle 20 000 euron budjetin. Lautakunta päättää lisäksi, että käänteinen kilpailutus järjestetään, mikäli mikään paikallinen tapahtumajärjestämisen referenssin omaava yhdistys ei ota Kokemäki-päivän tapahtuman tuotantovastuuta.

Käsittely Hallintojohtaja teki muutetun päätösehdotuksen.

Muutettu päätösehdotus Lautakunta päättää vahvistaa Kokemäki-päivä 2024 tapahtuman pidettäväksi 25.5.2024 ja asettaa tapahtumalle 20 000 euron budjetin. Lautakunta päättää lisäksi, että käänteinen kilpailutus järjestetään tapahtuman tuottajasta.

Päätös Lautakunta hyväksyi muutetun päätösehdotuksen yksimielisesti.