Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.01.2024/Pykälä 4

KH 15.01.2024 § 4  

136/02.02.00/2023  

Kokemäen kaupunginvaltuusto on 11.12.2023 § 66 hyväksynyt vuoden 2024 talousarvion sekä taloussuunnitelman vuosille 2025-2026. Talousarvio ja  ‑suunnitelma on kaupunginvaltuuston hyväksymispäätöksen jälkeen lähetetty tiedoksi osastoille ja tulosalueille.

Kaupungin sisäisen valvonnan yleisohjeen kohdan 2.1.3. mukaan kaupunginhallitus antaa talousarvion täytäntöönpanomääräyksen vuosittain lautakuntien toimeenpantavaksi ja noudatettavaksi. Lautakunnat päättävät sen jälkeen käyttösuunnitelmista.

Täytäntöönpanomääräykset

1) Käyttösuunnitelmat ja investointimäärärahojen kohdentaminen

Lautakuntien tulee alkuvuodesta vahvistaa määrärahojen yksityiskohtaisempaa käyttöä koskevat käyttösuunnitelmat. Valtuuston myöntämät tulo- ja menomäärärahat tulee kohdentaa tarkemmin kustannuspaikkatasoille. Mikäli käyttösuunnitelmaa laadittaessa tulee perustettavaksi uusia kustannuspaikkoja, on siitä sovittava taloushallinnon kanssa. Käyttösuunnitelmilla lautakunnat jakavat valtuuston asettamat tavoitteet seuraavan tason yksiköille ja kohteille osamäärärahoiksi ja osatulosarvioiksi. Vahvistetut käyttösuunnitelmat tulee toimittaa tiedoksi kaupunginhallitukselle.

Käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä tulee kohdentaa/nimetä myös investointimäärärahojen käyttötarkoitus.

2) Laskujen hyväksyjät ja asiatarkastajat

Lautakuntien tulee alkuvuodesta päättää niistä henkilöistä, jotka ovat oikeutettuja hyväksymään osaston laskuja. Kustannuspaikkakohtaisten vastuuhenkilöiden lisäksi hyväksyjänä voi rajatuissa tapauksissa toimia lautakunnan erikseen nimeämä henkilö. Asiatarkastajan on tunnettava laskutuksen perusteena oleva asia ja hänen tehtävänään on tarkistaa, että laskun tiedot ovat oikeat ja tilattu tavara tai palvelu on vastaanotettu.

3) Määrärahojen seuranta ja raportointi

Vastuu toiminnan ja talouden seurannasta on osastopäälliköillä ja kustannuspaikkakohtaisilla vastuuhenkilöillä. Näiden on seurattava määrärahatilanteen kehittymistä kuukausittain esimerkiksi osastopalavereissa.

Osastojen on raportoitava lautakunnalle määrärahojen ja tuloarvioiden toteutumista vähintään kolmasti (30.4., 30.8. ja 31.12.) talousarviovuoden aikana.

Mikäli toimintakulujen ylitystä/tulojen alitusta on todettavissa, osaston on ryhdyttävä korjaaviin toimenpiteisiin välittömästi. Ensisijaisena tavoitteena on sopeuttaa toiminta annettuihin määrärahoihin. Mahdollisiin talousarviomuutoksiin on ryhdyttävä, mikäli toiminnan muutoksella ei saavuteta ratkaisua.

Lautakuntatasoisten toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen tulee esittää vähintään kerran vuodessa (31.8.) osavuosikatsauksen yhteydessä.

Kaupunginhallitukselle/kaupunginvaltuustolle laaditaan vuoden aikana kaksi talouskatsausta (30.4. ja 30.8.). Lisäksi kaupunginhallitukselle toimitetaan pääsääntöisesti kuukausittain arvio talouden kehittymisestä. Lisäksi raportoinnissa tullaan hyödyntämään vuoden 2024 aikana tiedoilla, jotka ovat saatavilla ns. kuntakortista.   https://storage.googleapis.com/kuntakortti/yksitt%C3%A4iset_kuntakortit/fb9bcee793d08e3d/Kokem%C3%A4ki_kuntakortti.pdf

Kuntien taloustietojen raportointi siirtyi vuoden 2021 alusta lukien Tilastokeskukselta Valtiokonttorille. Siirron myötä raportointitiheys, -tarkkuus ja muu määrämuotoisuus ovat tiukentuneet olennaisesti. Laskujen tarkastajille/hyväksyjille tämä näkyy palveluluokka-koodin käyttämisenä. Liitteenä on luettelo, johon on merkitty kunkin kustannuspaikan palveluluokkakoodi. Laskujen hyväksyjien tulee käyttää kyseistä koodistoa, koska menettelyllä taataan tiukentuneen raportoinnin oikeellisuus ja oikea-aikaisuus. Yksittäisten ostolaskujen tietojen (tilin, kustannuspaikan, palveluluokan alv-koodin, ymv.) oikein merkitseminen on erityisen tärkeää, sillä ko. menettelyllä säästetään aikaa ja vaivaa, jota raportoinnin alkuvaiheessa on ollut huomattavasti.

4) Laskujen kirjaaminen ja toimittaminen maksatukseen

Osastojen tulee kiinnittää huomiota siihen, että toimintakulut kirjataan oikeille menotileille menon luonteen mukaan. Kirjaamisperusteena ei ole se, onko ao. menotilillä määrärahaa tai ei. Lisäksi on huomioitava, että investointiosaan kirjattavan hankkeen/kohteen euromääräinen alaraja on 15 000 euroa.

Ostolaskut tulee käsitellä sähköisessä hyväksymismenettelyssä päivittäin.  Ko. menettelyllä vältytään viivästyskorkojen maksamiselta. Osastojen tulee lomien ajaksi luoda sähköiseen ostolaskujen tarkastamiseen ja hyväksymiseen toimivat käytännöt, joilla varmistetaan se, että ostolaskut tulevat myös lomien aikana käsitellyksi. Tällöin vältytään taloushallinnon moninkertaiselta työltä ja viivästyskorkojen maksamiselta.   

5) Projektit, hankkeet tmv.

Projekteihin, hankkeisiin tmv. osallistumisesta päättää kaupunginhallitus. Valittujen työryhmien/ohjausryhmien on myös todettava, milloin niille annettu työ/tehtävä on katsottu päättyneen. EU-hankkeiden/projektien osalta tulee etukäteen olla yhteydessä taloushallintoon kaupungin määrärahaosuuden varmistamiseksi.

Lautakuntien vastuuhenkilöiden on ed. mainittujen EU-projektien lisäksi toimitettava kaikkien muidenkin säännöllisten ja jatkuvien toimintojen rahoituspäätös jäljennös hallinto-osaston taloussuunnittelijalla tulorahoituksen kohdentamisen helpottamiseksi.

Lisätietoja antaa Talousjohtaja Tauno Mäkinen, puh. 040 488 6120.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Teemu Nieminen

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä esittelytekstin mukaiset vuoden 2024 talousarvion täytäntöönpanomääräykset.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan päätösehdotuksen yksimielisesti.